처음 쓰는 공문도 문제없다! 형식부터 문장까지 쉽게 정리해 봤어요
회사나 기관에서 공문을 써야 하는 순간, 누구나 한 번쯤 막막함을 느낍니다.
어떻게 시작해야 할지, 형식은 어떤지, 말투는 또 어떤 걸 써야 하는지 헷갈리기 쉬운데요.
이번 글에서는 공문을 단 한 장으로 이해할 수 있도록
형식, 구성, 문장 예시까지 실무에 바로 적용할 수 있게 정리했습니다.
공문 초보도 이 글 하나면 기본은 완벽하게 마스터할 수 있습니다.
01. 공문의 기본 형식, 이렇게 구성됩니다
공문은 다음과 같은 7단계 구조를 따르는 것이 일반적입니다.
행정기관, 학교, 회사 어디든 적용 가능한 공문 형식입니다.
구성 단계 내용 예시 또는 설명
| ① 수신 | ○○회사 인사팀장 귀하 |
| ② 발신 | △△주식회사 총무부 |
| ③ 제목 | 계약 관련 서류 제출 요청의 건 |
| ④ 본문 | 아래와 같은 사유로 공문을 송부드립니다. |
| ⑤ 첨부 | 계약서 사본 1부 |
| ⑥ 결재란 | (회사 내부 결재용: 작성, 검토, 승인 등 포함) |
| ⑦ 날짜 및 연락처 | 2025년 8월 16일 / 연락처: 010-1234-5678 |
02. 공문 제목은 ‘~의 건’으로 끝나는 게 원칙
공문 제목은 내용이 명확하고 간결해야 하며,
‘보고의 건’, ‘요청의 건’, ‘답변의 건’처럼
‘~의 건’으로 마무리하는 것이 일반적입니다.
예시:
- 출장 결과 보고의 건
- 회의자료 제출 요청의 건
- 납품 일정 변경 협의의 건
03. 본문은 아래 3단 구성이 핵심
공문 본문은 다음 3단 구성으로 작성하면
읽는 사람이 핵심을 빠르게 이해할 수 있습니다.
1단: 공문의 목적
2단: 상세한 내용 또는 사유
3단: 마무리 인사 또는 요청 사항
예시:
“귀 기관의 협조에 감사드립니다.
다름이 아니라 본 건과 관련하여 계약서 원본 제출이 필요한 상황으로
아래 사항을 검토하신 후, 8월 20일까지 회신 부탁드립니다.”
04. 문장 스타일은 ‘간결+존댓말+객관성’ 유지
공문은 업무용 공식 문서이므로
문장은 짧고 명확하게, 존댓말을 사용하며
감정 표현은 최대한 배제합니다.
나쁜 예 좋은 예
| “빨리 좀 처리해 주세요.” | “가능하신 경우 빠른 처리 부탁드립니다.” |
| “이건 좀 아닌 것 같습니다.” | “재검토가 필요한 사항으로 판단됩니다.” |
05. 첨부파일이 있다면 본문과 별도로 명확히 표시
공문 마지막에는 첨부 파일 유무를 반드시 기입하고
실제 파일 이름과 개수를 정확히 적습니다.
예시:
- 첨부: 계약서 원본 1부
- 첨부: 사진자료(PDF) 2매, 관련 보고서 1부
06. 이메일 또는 출력용 공문, 이 둘은 조금 다르게
출력용 공문은 회사 양식에 따라 결재란, 로고, 주소 등이 포함됩니다.
이메일용은 결재란 생략 후, 수신/발신을 본문 상단에 간단히 적고
파일은 PDF로 첨부하는 것이 일반적입니다.
구분 출력용 공문 이메일용 공문
| 결재란 | O | X |
| 파일 형식 | 출력 또는 PDF | 본문+첨부 PDF |
| 수신자 표시 | 문서 최상단에 명확히 표기 | 메일 제목 및 본문 첫 줄에 표기 |
07. 자주 쓰는 공문 문장 패턴 정리
- “귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다.”
- “다름이 아니라 아래와 같은 요청 사항이 있어 공문을 송부드립니다.”
- “관련 서류를 8월 20일까지 제출해 주시기 바랍니다.”
- “문의사항은 총무부로 연락 주시기 바랍니다.”
- “첨부 파일을 참고하여 검토 부탁드립니다.”
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