매달 반복되는 가정통신문 작성, 이제는 AI에게 맡겨보세요!
지역아동센터, 종합사회복지관, 청소년시설 등에서 일하는 사회복지사라면
매달 빠지지 않고 반복되는 업무 하나, 바로 가정통신문 작성입니다.
프로그램 안내, 일정 공지, 참여 독려 등 매번 쓰는 말 같지만
항상 새롭게, 공손하고, 정확하게 써야 하니 부담도 만만치 않죠.
그럴 때 바로 등장하는 해결책!
GPT(생성형 AI)를 활용한 자동작성 기능입니다.
오늘은 사회복지사가 GPT를 이용해 가정통신문을 빠르고 쉽게, 그리고 품질 높게 작성하는 방법을 알려드릴게요.
1. 반복되는 문장은 템플릿으로 저장해 두세요
GPT에게 "지역아동센터 10월 가정통신문을 써줘"라고만 해도
기본 틀은 충분히 만들어줍니다.
그중에서 매달 반복되는 표현은 따로 저장해 두면 좋습니다.
예시 프롬프트
“초등 저학년 대상 미술 프로그램 일정과 유의사항 포함한 가정통신문을 작성해 줘.”
GPT는 일정, 장소, 활동 내용, 협조 요청 등을 자동 정리해 주기 때문에
**‘제목 + 인사말 + 내용 요약 + 협조 안내 + 연락처’**까지 손쉽게 완성됩니다.
2. 시즌별 안내문도 한 번에 가능
예를 들어,
“10월 가정통신문인데, 가을 나들이 안내와 감기 예방 수칙도 함께 넣어줘.”
라고 요청하면 GPT는 계절감 있는 문구와 실용적인 건강 정보까지 함께 포함시켜 줍니다.
GPT 활용 꿀팁
→ “말투는 정중하게, 학부모님께 보내는 형식으로, 500자 내외로 작성해 줘.”
→ “문장 길이는 짧게, 이해하기 쉽게 써줘.”
3. 다양한 대상자별 버전 만들기
같은 내용을 전달하더라도
초등학생 보호자용 / 중학생 보호자용 / 고령자 보호자용으로
조금씩 다르게 표현할 필요가 있죠?
GPT에게
“아동 보호자용 / 청소년 보호자용 / 어르신 가족 대상 가정통신문 각각 버전으로 만들어줘.”
라고 하면 톤과 내용까지 맞춘 맞춤형 버전을 따로 생성할 수 있어요.
대상자 유형 활용 포인트 예시
| 아동 보호자 | 일정, 준비물, 참여 유도, 간식 관련 안내 포함 |
| 청소년 보호자 | 자율참여 강조, 안전, 봉사활동 인정 관련 안내 |
| 어르신 가족 | 교통, 낙상 예방, 식사, 귀가 시간 등 정보 강조 |
4. 공지문 + 신청서 양식까지 한 번에 완성
GPT에게
“가정통신문 마지막에 활동 신청서 양식도 넣어줘.”
라고 하면 참여 여부 체크표, 연락처 기재란, 서명란까지 포함된 포맷을 자동으로 생성해 줍니다.
활용 예시
→ “10월 지역문화체험 가정통신문 + 신청서 양식을 포함해서 한 장짜리로 만들어줘.”
이렇게 생성된 내용을 그대로 복사해서 편집하면
매달 고민하던 디자인과 편집 시간도 단축됩니다.
5. 중요한 건 “사람다움”을 살리는 요청 방식
GPT는 기계지만,
**프롬프트(요청문장)**를 사람이 따뜻하게 쓰면 그만큼 정서적으로 공감 가는 문장을 만들어줍니다.
예시 프롬프트
“보호자분들의 관심과 배려에 감사를 전하는 따뜻한 문구를 인사말에 넣어줘.”
“활동 안내 후 아이들의 성장을 함께 응원하는 문장으로 마무리해 줘.”
→ 그러면 훨씬 ‘공식적이면서도 따뜻한’ 가정통신문이 완성됩니다.
GPT를 활용한 가정통신문 작성 흐름 요약
단계 작업 내용
| 1단계 | 활동명, 날짜, 대상, 장소, 시간 등 핵심 정보 입력 |
| 2단계 | 정중한 말투, 대상자 설정, 문장 길이 등 스타일 요청 |
| 3단계 | 신청서 양식 포함 여부, 마무리 문장 성격 지정 요청 |
| 4단계 | 생성된 결과 복사 후 문서 편집 (한글, 워드 등) |
| 5단계 | 출력 또는 문자 발송용 텍스트로 활용 |
결론: 가정통신문, 매달 새롭게 쓸 필요 없습니다
가정통신문은
창의성보다 정확함과 정중함, 그리고 따뜻한 문장이 중요한 문서입니다.
GPT는 이 세 가지를 모두 갖춘 문서를 5분 안에 완성해 줄 수 있는 조력자죠.
매달 스트레스받던 작성 업무,
이제는 GPT와 함께 자동화 + 감성화 해보세요.
그 시간에 아이들과 더 가까이 마주할 수 있습니다.
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